La factura electrónica obligatoria va a cambiar la forma en la que autónomos, empresas y establecimientos documentan sus operaciones comerciales. En los últimos meses, muchos profesionales han empezado a recibir avisos en comercios, grandes superficies o establecimientos mayoristas indicando que, próximamente, será necesario facilitar datos para recibir la factura de forma electrónica. Esta situación genera una duda muy habitual: ¿va a desaparecer la factura en papel? ¿Puede un establecimiento exigir datos a todos sus clientes? ¿Afecta igual a consumidores, autónomos y empresas? La respuesta exige distinguir bien entre consumidores particulares y clientes que actúan como empresarios o profesionales. La nueva obligación de factura electrónica afecta principalmente a las relaciones entre empresarios y profesionales, es decir, a operaciones B2B. Por tanto, cuando un autónomo o una empresa compra bienes o servicios para su actividad económica, la factura deberá adaptarse progresivamente al nuevo sistema electrónico.

Qué cambia realmente

La factura electrónica obligatoria no significa simplemente enviar un PDF por correo electrónico. El nuevo sistema exige que la factura se emita, transmita y reciba en formato electrónico estructurado, de forma que pueda ser tratada automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y del destinatario. Esto afecta a la forma de emitir la factura, conservarla, comunicar determinados estados y garantizar su trazabilidad. La finalidad de la reforma es doble: digitalizar la facturación empresarial y mejorar el control de los plazos de pago entre empresas y profesionales, especialmente para luchar contra la morosidad comercial.

A quién afecta la factura electrónica obligatoria

La obligación afecta a empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales. En la práctica, puede afectar a:

• autónomos que compran bienes o servicios para su actividad;
• sociedades mercantiles;
• pymes;
• comercios;
• establecimientos mayoristas;
• proveedores;
• clientes profesionales;
• asesorías y gestorías;
• plataformas de facturación;
• empresas que emiten o reciben facturas de otros empresarios.

Por tanto, si un autónomo compra en un establecimiento para su negocio y solicita factura completa, ese establecimiento deberá poder emitirla conforme al sistema obligatorio cuando llegue la fecha aplicable.

Qué ocurre en establecimientos como Makro u otros mayoristas

En establecimientos orientados a profesionales, como mayoristas, distribuidores o comercios donde muchos clientes compran para su actividad económica, el impacto puede ser importante. Si el cliente actúa como autónomo, empresario o profesional, el establecimiento necesitará disponer de los datos necesarios para emitir correctamente la factura: identificación fiscal, nombre o razón social, domicilio fiscal y demás datos exigibles. Esto no es completamente nuevo. Para emitir una factura completa ya era necesario identificar correctamente al destinatario. Lo que cambia ahora es que la factura, en operaciones entre empresarios y profesionales, deberá emitirse y remitirse electrónicamente conforme al nuevo sistema. Por eso, es normal que algunos establecimientos empiecen a adaptar sus procedimientos, pedir actualización de datos fiscales o habilitar canales electrónicos para remitir facturas.

¿Puede desaparecer la factura en papel?

Hay que matizar. Para operaciones entre empresarios y profesionales, la factura electrónica será la forma obligatoria de expedición y remisión cuando el sistema sea plenamente aplicable. En ese contexto, el papel dejará de ser el canal principal de facturación. Sin embargo, esto no significa que desaparezca cualquier justificante físico en todos los casos ni que un consumidor particular esté obligado siempre a recibir factura electrónica. En compras de consumidores finales, puede seguir existiendo ticket, factura simplificada o justificante de compra según corresponda. La obligación de factura electrónica se centra en operaciones entre empresarios y profesionales. Por tanto, no debe confundirse la obligación B2B con una desaparición absoluta del papel para cualquier cliente.

¿Puede un comercio exigir mis datos?

Un comercio puede necesitar determinados datos cuando debe emitir una factura completa. Si el cliente actúa como autónomo o empresa y necesita deducir el gasto o justificar la operación para su actividad, será normal que deba facilitar sus datos fiscales. Ahora bien, eso no significa que cualquier establecimiento pueda exigir datos completos a cualquier consumidor particular para una simple compra ordinaria si no se solicita factura completa o si basta una factura simplificada. La clave está en la naturaleza de la operación:

• si el cliente compra como consumidor final, el régimen puede ser distinto;
• si compra como autónomo, profesional o empresa, la factura deberá emitirse correctamente con los datos fiscales necesarios;
• si se solicita factura completa, el destinatario debe quedar identificado;
• si la operación entra en el sistema obligatorio B2B, la factura deberá adaptarse al formato electrónico aplicable.

Factura electrónica no es lo mismo que enviar un PDF

Una de las confusiones más habituales es pensar que la factura electrónica consiste simplemente en enviar una factura en PDF por email. Eso puede servir como representación visual, pero la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales exige un formato estructurado, interoperable y preparado para tratamiento automático. Por eso, muchas empresas y autónomos tendrán que revisar su software de facturación, sus sistemas internos y la forma en que reciben facturas de proveedores.

Relación con Verifactu

La factura electrónica obligatoria y Verifactu son cuestiones relacionadas con la digitalización fiscal, pero no son exactamente lo mismo. Verifactu se refiere a los sistemas informáticos de facturación y a los requisitos técnicos que deben cumplir para garantizar integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La factura electrónica obligatoria B2B, en cambio, se centra en cómo se emite, transmite y recibe la factura entre empresarios y profesionales. En la práctica, muchos autónomos y empresas tendrán que revisar ambas cuestiones, porque afectan a su forma diaria de facturar y conservar documentación.

Cuándo será obligatoria

El calendario de aplicación es progresivo. Las empresas con mayor volumen de facturación deberán adaptarse antes que el resto de empresarios y profesionales. Para muchos operadores, la aplicación práctica comenzará en 2027, mientras que otros autónomos y pequeñas empresas tendrán un margen mayor. Por eso, aunque la obligación no se aplique exactamente el mismo día para todos, 2026 y 2027 son años clave para revisar programas de facturación, datos fiscales de clientes, canales de envío y recepción de facturas y coordinación con asesorías.

Qué deben revisar los autónomos

Para un autónomo, la factura electrónica obligatoria puede afectar tanto a las facturas que emite como a las que recibe. Conviene revisar con antelación:

• si el programa de facturación está preparado;
• si se dispone de datos fiscales completos de clientes profesionales;
• cómo se recibirán facturas electrónicas de proveedores;
• si la asesoría podrá acceder correctamente a la información;
• si las facturas se conservan de forma adecuada;
• si se diferencia entre operaciones con consumidores y operaciones con otros empresarios;
• si el negocio necesita adaptar condiciones de venta, avisos o formularios de alta de clientes.

Qué deben revisar los establecimientos

Los establecimientos que venden a autónomos, empresas o profesionales deberán adaptar su operativa. Esto es especialmente relevante en comercios mayoristas, distribuidores, suministradores profesionales y negocios donde los clientes solicitan factura para su actividad. Será importante revisar:

• cómo se identificará al cliente profesional;
• cómo se recogerán y actualizarán los datos fiscales;
• qué sistema se usará para emitir factura electrónica;
• cómo se enviará la factura al destinatario;
• cómo se gestionarán incidencias o errores de datos;
• cómo se diferenciarán compras de consumidores y compras profesionales;
• qué información se facilitará al cliente en caja o en el proceso de compra.

Qué deben revisar las empresas

Las empresas no solo deben preocuparse por emitir facturas electrónicas. También deberán estar preparadas para recibirlas. Esto puede afectar a contabilidad, administración, compras, pagos, tesorería y relación con proveedores. Una mala adaptación puede generar problemas de gestión documental, retrasos en pagos, errores contables o dificultades para justificar operaciones.

Qué riesgos puede haber si no se adapta el negocio

La falta de adaptación puede generar distintos problemas:

• imposibilidad de emitir facturas en el formato exigido;
• errores en los datos fiscales de clientes;
• conflictos con proveedores o clientes profesionales;
• retrasos en cobros o pagos;
• dificultades contables;
• incidencias con la asesoría;
• incumplimientos de obligaciones formales;
• pérdida de eficiencia administrativa.

Por eso, lo recomendable es no esperar al último momento.

Conclusión

La factura electrónica obligatoria no significa que todos los clientes particulares vayan a dejar de recibir cualquier justificante en papel de un día para otro. La clave está en las operaciones entre empresarios y profesionales. Cuando un autónomo, empresa o profesional compra o vende en el marco de su actividad, la factura deberá adaptarse progresivamente al nuevo sistema electrónico. Para establecimientos, autónomos y empresas, el cambio no es solo tecnológico. También implica revisar datos fiscales, procesos internos, programas de facturación, comunicaciones con clientes y coordinación con asesorías. Ante cualquier duda sobre cómo adaptar un negocio, cómo actuar como establecimiento o qué derechos tiene un cliente profesional, es recomendable contar con asesoramiento especializado antes de que la obligación sea plenamente exigible.