Cuando una empresa, autónomo o proveedor tiene una factura pendiente de cobro, muchas veces piensa que dispone de un plazo amplio para reclamar. Sin embargo, no siempre es así. En determinadas reclamaciones de precio entre empresarios puede aplicarse un plazo de prescripción de tres años, especialmente cuando quien compra se dedica a un tráfico o actividad distinta de quien vende. Esta cuestión ha vuelto a cobrar importancia tras una reciente sentencia del Tribunal Supremo, que recuerda que la clave no está únicamente en discutir si la compraventa es civil o mercantil, sino en analizar si el caso encaja en el plazo especial del artículo 1967.4 del Código Civil. La consecuencia práctica es muy importante: una factura que aparentemente podría reclamarse durante cinco años puede estar prescrita antes si resulta aplicable el plazo trienal.

¿Qué es la prescripción de una deuda?

La prescripción significa que, transcurrido el plazo legal para reclamar, el deudor puede oponerse al pago alegando que la acción está prescrita. No quiere decir necesariamente que la deuda nunca existiera. Tampoco significa que el acreedor no tuviera razón inicialmente. Lo que ocurre es que la ley establece un plazo para ejercitar la acción y, si se deja pasar demasiado tiempo sin reclamar correctamente, la posibilidad de exigir judicialmente el pago puede perderse. Por eso, en reclamaciones de cantidad, facturas impagadas o deudas entre empresas, el tiempo es un elemento esencial. No basta con tener una factura, un presupuesto aceptado o un albarán firmado. También hay que comprobar si la acción para reclamar sigue viva.

El problema: no todas las facturas prescriben igual

Uno de los errores más frecuentes es pensar que todas las facturas impagadas prescriben en el mismo plazo. No es correcto. El plazo puede variar según la naturaleza de la obligación, el tipo de relación entre las partes, la actividad de comprador y vendedor, la fecha de exigibilidad, si hubo reclamaciones anteriores, si existió reconocimiento de deuda o si se interrumpió la prescripción correctamente. En algunos casos puede aplicarse el plazo general de las acciones personales. Pero en otros puede entrar en juego un plazo especial más breve. Y ahí es donde cobra importancia la prescripción trienal.

Qué dice el artículo 1967.4 del Código Civil

El artículo 1967.4 del Código Civil establece un plazo de tres años para determinadas acciones dirigidas a reclamar el precio de géneros vendidos por mercaderes. La norma se refiere, entre otros supuestos, al precio de los géneros vendidos a personas que no sean mercaderes o que, siéndolo, se dediquen a distinto tráfico. Esta expresión puede parecer antigua, pero sigue teniendo consecuencias prácticas en conflictos actuales entre empresas, autónomos y proveedores. Por ejemplo, puede plantearse cuando una empresa vende materiales, maquinaria, suministros o productos a otra empresa que no se dedica a revender esos mismos productos, sino a utilizarlos en su propia actividad.

La clave: el tráfico de las partes

La cuestión central es determinar si comprador y vendedor se dedican al mismo tráfico o a un tráfico distinto. No se trata solo de preguntar si ambos son empresarios. Tampoco basta con decir que la compraventa es mercantil porque intervienen sociedades o profesionales. La clave está en analizar la función económica de la operación. Por ejemplo, no es lo mismo que una empresa compre mercancía para revenderla en su propio negocio que comprar bienes para usarlos internamente en su actividad. Un proveedor de equipos de climatización que vende aparatos a un comercio para instalarlos en su local no está necesariamente en la misma situación que dos empresas que compran y venden productos dentro del mismo circuito comercial. Si el comprador no se dedica al tráfico de esos bienes, sino que los adquiere para su propio uso empresarial, puede surgir la discusión sobre la aplicación del plazo de tres años.

Qué ha aclarado el Tribunal Supremo

El Tribunal Supremo ha recordado que el análisis no debe quedarse únicamente en si la compraventa debe calificarse como civil o mercantil. La discusión verdaderamente relevante es si el supuesto encaja en el artículo 1967.4 del Código Civil. En el caso analizado, una empresa reclamaba a otra el precio de unos aparatos de aire acondicionado vendidos e instalados años antes. La compradora no se dedicaba al mismo tráfico que la vendedora, sino que había adquirido esos equipos para su propio uso empresarial. El Supremo consideró aplicable el plazo de tres años, con la consecuencia de que la reclamación del precio estaba prescrita. La enseñanza práctica es clara: en operaciones entre empresas de distinto sector, no conviene confiar automáticamente en el plazo general. Puede haber un plazo especial más corto.

Ejemplos prácticos

Este problema puede aparecer en muchos supuestos cotidianos. Por ejemplo:

• una empresa instala equipos de aire acondicionado en un restaurante;
• un proveedor vende maquinaria a un taller que la usa para su actividad;
• una empresa suministra mobiliario a una oficina;
• un comercio compra equipos informáticos para su uso interno;
• un negocio adquiere material que no va a revender, sino a integrar en su actividad;
• un proveedor vende productos a una empresa de otro sector que los usa como medio de producción.

En estos casos, si la factura queda impagada, habrá que estudiar qué plazo de prescripción se aplica. No basta con decir que ambas partes son empresas. Hay que ver si pertenecen al mismo tráfico comercial y cuál fue el destino de lo vendido.

Por qué esto importa a empresas y autónomos

Para empresas y autónomos, esta doctrina tiene mucha importancia práctica. Un proveedor que deja pasar años sin reclamar puede encontrarse con que la deuda ya no es exigible judicialmente. Esto puede ocurrir incluso aunque tenga factura, aunque haya entregado el producto, aunque exista albarán o aunque el deudor nunca haya negado expresamente la deuda. La prescripción puede convertirse en una defensa muy eficaz para el deudor si el acreedor no actuó a tiempo. Por eso, cuando existe una factura pendiente, no conviene esperar indefinidamente ni confiar en conversaciones informales.

Qué puede hacer el acreedor para evitar la prescripción

La prescripción puede interrumpirse, pero hay que hacerlo correctamente. Algunas vías habituales son:

• reclamación extrajudicial fehaciente;
• burofax con certificación de contenido;
• requerimiento notarial;
• demanda judicial;
• procedimiento monitorio;
• reconocimiento de deuda por el deudor;
• acuerdo de pago documentado;
• comunicación escrita en la que el deudor admita la deuda.

No todas las llamadas, correos o conversaciones sirven igual. Para evitar problemas, la reclamación debe quedar documentada, identificar claramente la deuda y permitir acreditar que se ha reclamado dentro de plazo. Un simple recordatorio verbal puede no ser suficiente si después hay que discutir la prescripción en juicio.

El burofax como herramienta preventiva

El burofax no siempre soluciona el impago, pero puede ser muy útil para dejar constancia de la reclamación. Un buen requerimiento debe incluir:

• identificación de acreedor y deudor;
• facturas reclamadas;
• importe total;
• fecha de emisión;
• concepto de la deuda;
• plazo para pagar;
• advertencia de acciones legales;
• datos de pago;
• documentación adjunta o referencia a ella.

Cuando está bien redactado y se envía dentro de plazo, puede ayudar a interrumpir la prescripción y preparar una reclamación posterior.

Reclamación judicial: monitorio, verbal u ordinario

Si el deudor no paga voluntariamente, puede ser necesario acudir a la vía judicial. Dependiendo del importe, documentación y oposición previsible, puede plantearse un procedimiento monitorio, juicio verbal u ordinario. El procedimiento monitorio suele ser útil cuando existe deuda dineraria, vencida, exigible y documentada mediante facturas, albaranes, certificaciones, correos o documentos similares. Pero si el deudor se opone, el asunto puede derivar al procedimiento declarativo correspondiente. Por eso, antes de presentar una reclamación judicial, conviene revisar no solo la existencia de la deuda, sino también la prescripción, la prueba documental, la legitimación de las partes y posibles defensas del deudor.

Qué puede alegar el deudor

Cuando una empresa recibe una reclamación antigua, también debe revisar si la deuda está prescrita. Algunas defensas posibles pueden ser:

• prescripción de la acción;
• falta de legitimación;
• pago ya realizado;
• compensación de créditos;
• falta de entrega;
• defectos en el suministro;
• incumplimiento del proveedor;
• factura no aceptada;
• falta de prueba del contrato;
• retraso desleal;
• errores en la cuantía reclamada.

La prescripción debe alegarse correctamente. Si no se invoca, el juzgado no tiene por qué apreciarla de oficio en todos los casos. Por tanto, tanto acreedor como deudor deben analizar la situación con detalle antes de actuar.

Cuidado con las facturas antiguas

Las facturas antiguas son especialmente problemáticas. Con el paso del tiempo desaparecen correos, se pierden albaranes, cambian administradores, se sustituyen programas de contabilidad, se olvidan acuerdos verbales y resulta más difícil reconstruir lo ocurrido. Además, cuanto más tiempo pasa, más probable es que el deudor alegue prescripción o falta de prueba. Por eso, las empresas deberían revisar periódicamente sus saldos pendientes y no dejar facturas impagadas sin una actuación clara. Una gestión ordenada del cobro puede evitar que una deuda reclamable se convierta en un problema jurídico difícil de defender.

Qué documentación conviene conservar

Para reclamar una factura impagada, es recomendable conservar:

• presupuesto aceptado;
• contrato;
• pedido;
• albarán de entrega;
• factura;
• justificantes de envío;
• correos electrónicos;
• mensajes comerciales;
• comunicaciones de reclamación;
• justificantes de pago parcial;
• reconocimiento de deuda;
• acuerdos de aplazamiento;
• documentación contable;
• prueba de instalación o prestación del servicio.

En muchos casos, la factura por sí sola puede no ser suficiente si el deudor discute la entrega, el encargo, la cuantía o la relación contractual.

Cómo puede ayudar un abogado

Un abogado puede intervenir tanto antes como después de que surja el conflicto. Antes, puede ayudar a revisar contratos, condiciones generales, sistemas de cobro, cláusulas de vencimiento, intereses de demora y mecanismos de reclamación. Cuando la deuda ya existe, puede analizar:

• si la acción está prescrita;
• qué plazo resulta aplicable;
• si la prescripción se ha interrumpido;
• qué documentación existe;
• qué procedimiento judicial conviene;
• si procede reclamación extrajudicial;
• si es viable un monitorio;
• qué riesgos procesales hay;
• qué defensas puede alegar el deudor.

La clave es no improvisar. Una reclamación mal planteada puede provocar pérdida de tiempo, costes innecesarios o incluso una desestimación por prescripción.

Conclusión

La prescripción de facturas impagadas entre empresas no siempre es sencilla. La reciente doctrina del Tribunal Supremo recuerda que, en determinadas reclamaciones de precio entre empresarios dedicados a distinto tráfico, puede aplicarse el plazo de tres años del artículo 1967.4 del Código Civil. Por eso, empresas, autónomos y proveedores no deben dejar pasar el tiempo pensando que siempre disponen del plazo general de cinco años. Si existe una factura pendiente, conviene revisar cuanto antes la documentación, comprobar el plazo aplicable e interrumpir la prescripción de forma correcta. En Levy Abogados asesoramos a particulares, autónomos y empresas en reclamaciones de cantidad, facturas impagadas, deudas entre profesionales, requerimientos extrajudiciales, procedimientos monitorios y defensa frente a reclamaciones prescritas.